Сторінка
2
БУДЬТЕ СПРИЙНЯТЛИВІ ДО ПОТЕНЦІЙНИХ СЕМАНТИЧНИХ ПРОБЛЕМ. Не жалуйте сил на те, щоб виключити з повідомлення двозначні слова або твердження. Замість фрази: «Барбара, принесіть його мені, як тільки вам представиться зручна можливість», скажіть краще: «Барбара, надзвичайно важливо, щоб я одержав звіт ранком у четвер. Тоді в мене буде час його переглянути й попросити у вас уточнень, які мені можуть знадобитися до наради, наміченій на 9 годин ранку в п'ятницю». Уживаючи точні слова, - а не загального характеру, - ви виграєте в результативності.
СТЕЖТЕ ЗА МОВОЮ ВЛАСНИХ ПОЗ, ЖЕСТІВ Й ІНТОНАЦІЯМИ. Стежите за вираженням своєї особи, жестами, позою й інтонацією, щоб не посилати суперечливих сигналів. Постарайтеся глянути на себе й почути себе так само, як бачить і чує вас співрозмовник. Посилаючи гармонічні знаки, які не містять суперечливих повідомлень, ви домагаєтеся більшої ясності й розуміння ваших слів.
1. Повідомлення працівникам про своє розуміння майбутніх змін у розподілі завдань.
2. Одержання від вашого керівника інформації, що проясняє завдання.
3. Повідомлення керівникові про проблему, з якої ви зштовхнулися.
4. Обговорення з підлеглим менш чим задовільних результатів його роботи.
5. Заохочення підлеглого похвалою м визнання його гарної або прекрасної роботи.
6. Повідомлення працівникам про ідею, над якою їм варто було б, на вашу думку, подумати.
7. З'ясування реакції працівників на ваші ідеї.
8. Повідомлення керівникові іншого відділу про зміни, можливість яких розглядає ваш відділ, і з'ясування його думки про те, як це може відбитися на роботі його відділу.
9. Повідомлення підлеглим про нових цілях або системі пріоритетів.
10. Повідомлення секретареві про найважливіші справи поточного тижня.
ВИПРОМІНЮЙТЕ ЕМПАТіЮ Й ВІДКРИТІСТЬ. Емпатія - це увага до почуттів інших людей, готовність «влізти в їхню шкіру». Це однаково що запитувати самого себе: «Хто ця людина, до якого я збираюся звернутися? Які його потреби й інтереси? У якому він сьогодні настрої?» Активно користуючись ємпатіей при обміні інформацією, ми намагаємося відповідним чином настроїти приймаючу сторону й пристосувати варіант кодування й передачі повідомлення до індивіда або групи й ситуації. Удале застосування ємпатії може помітно зменшити можливість невірного розуміння при декодуванні повідомлення приймаючою стороною.
Наприклад, деякі люди віддають перевагу структурованості, детальність і повторення. До таких людей, імовірно, найбільше ефективно було б звернутися з листом або докладним меморандумом. Інші, навпроти, не люблять структурованості й детальності повідомлень. У цьому випадку найбільш підходящої була б неформальна бесіда. Деякі люди почувають себе тривожно або небезпечно в певних ситуаціях або гостро реагують на критику. Вони можуть реагувати вибірково або неправильно витлумачувати пропозиції по вдосконаленню, якщо вони не представлені в дипломатичної й манері, що обіцяє підтримку. Емпатія означає також чесну спробу побачити ситуацію, що піднімають питання й проблеми з погляду іншої людини.
Емпатія при обміні інформацією має на увазі також підтримка відкритості в розмові. Намагайтеся уникати скоростиглих суджень, оцінок і стереотипів. Замість цього, намагайтеся побачити, відчути й зрозуміти ситуацію й зачіпають проблем, що, у контексті співрозмовника. Це зовсім не означає, що вам належить погоджуватися з тим, що говорить співрозмовник. Це значить тільки, що ви намагаєтеся зрозуміти його слова.
ДОМАГАЙТЕСЯ ВСТАНОВЛЕННЯ ЗВОРОТНОГО ЗВ'ЯЗКУ. Існує ряд способів установлення зворотного зв'язку. Один з вони-задавати питання. Приміром, ви тільки що обговорили зміну процедури виконання робіт і можете задати таке питання: «Білл, із чого, по-вашому, варто почати, змінюючи процедури виконання робіт, щоб усе пройшло гладко?» Задавши це питання з не загрозливою інтонацією, ви повинні уважно вислухати Білла й зрівняти почуте з тим, що саме ви споконвічно мали намір повідомити. Звичайно, якщо питань, пов'язаних зі зміною процедури виконання робіт, багато, краще їх записати. У кожному разі, імовірно, розумно направити підлеглому записку, повідомивши в ній письмово про зміну процедури його робіт.
Інший спосіб задавати питання - змусити людину переказати ваші думки. Ви можете сказати, наприклад: «Боб, я не впевнений, що охопив всі моменти, тому будьте ласкаві розповісти мені, що ви вважаєте найбільш важливими питаннями у зв'язку із проектом, над яким вам має бути працювати?»
Ще один спосіб створення зворотного зв'язку полягає в оцінці мови поз, жестів й інтонацій людини, які начебто вказують на замішання або нерозуміння. Наприклад, якщо ви даєте нове завдання працівникові, чи не з'являється у вираженні його особи напруженість? Чи не помітно в ньому легке роздратування, чи не дивиться людина вниз, слухаючи вас? Ці сигнали, якщо вони присутні, повинні повідомити вам, що людина, може бути, не цілком розуміє завдання або розстроєний ім. Може трапитися, що працівник відреагує на ваші слова з коливаннями в голосі: «Да-да, , звичайно, я візьмуся за це.» Любою із цих знаків - факт зворотного зв'язку, що свідчить про можливу незадоволеність або нерозуміння. Якщо ви почуваєте це, можна вдатися до методів задавання питань, описаним вище.
Зворотний зв'язок можна встановити також шляхом контролю перших результатів роботи. Відповідна інформація дозволить вам оцінити, якою мірою втілюється те, що ви мали намір повідомити. Це - приклад виконання контрольної функції, про що мова йтиме далі.
Нарешті, ще один спосіб установлення зворотного зв'язку - проведення з підлеглими політики відкритих дверей. Нехай вони знають, що ви готові обговорити з ними будь-які питання, що зачіпають їхні інтереси, і підкріпити свої слова діями. Якщо працівникові, що прийшов поговорити з вами, ви повідомляєте про те, що зайняті, ваші підлеглі довідаються «реальний» стиль вашого керування. З іншого боку, ви не хочете, щоб вас без кінця переривали. Тому ви, приміром, можете виділити певну годину протягом дня, коли ви готові вислухати підлеглих по будь-якому їхньому питанню, що цікавить.
Очевидно, що всі ці рекомендації жадають від вас концентрації й орієнтування енергії на конкретні цілі в процесі обміну інформацією.
Завантажити реферат