Сторінка
4

Документообіг в діяльності ОВС

Припис видається керівником працівнику органу для підтвердження наданих останньому повноважень (на­приклад, на перевірку об'єкта дозвільної системи або наря­ду, який охороняє спеціальний об'єкт тощо). Припис міс­тить назву органу, яким він виданий («Припис»), дату ви­дання, кому видано, обсяг повноважень цієї особи, строк дії припису, посада, звання, ініціали, прізвище та підпис на­чальника органу, завірений гербовою печаткою.

В управлінській діяльності використовується також акти, огляди, звіти, таблшр, пояснювальні записки тощо.

Документальне оформлення управлінських рішень набуває особливого значення в умовах комп'ютеризації. В основі сучасного управління лежить опанування інфор­маційними технологіями, що забезпечують процес розроб­ки управлінських рішень. Комп'ютеризація органів внутрі­шніх справ охоплює головним чином функціональну діяль­ність і документаційне забезпечення управління - обробку, збереження і пошук інформації. Фактично управління в ор­ганах внутрішніх справ - це збір і оцінка інформації для прийняття управлінських рішень та організація їх вико­нань. Використання комп'ютерів, особливо персональних, дозволяє автоматизувати більшість технічних операцій, ви­вільнити працівників служб управління від рутинної робо­ти, створити умови для їх творчої діяльності, забезпечити зростання результативності праці при значному скороченні трудозатрат на збір, обробку, передачу і використання документаційної інформації, упорядкування документообігу.

За допомогою комп'ютера і програм типу «тексто­вий редактор» можливо виконувати наступні операції: на­бирати, редагувати і запам'ятовувати тексти, перевіряти правопис, вставляти в документ фрагмент іншого докумен­та, графічне відображення фотографій, малюнків, таблиць, діаграм, аудіовізуальну інформацію, використовувати шаб­лони при підготовці документів.

Все більшого поширення набувають комп'ютерні мережі, розвивається електронна пошта. Користуючись комп'ютером, можна виконувати різні види робіт з доку­ментами, не тільки їх підготовку і редагування, але й внут­рішнє узгодження, передачу, реєстрацію і контроль вико­нання, а також оперативне і довгострокове збереження.

Комп'ютер дозволяє значно скоротити чисельність персоналу, прискорити прийняття управлінських рішень. Підготовлений виконавцем документ передається на ком­п'ютери інших спеціалістів для правок, узгодження або ви­конання залежно від рішення суб'єкта управління. Практи­ка органів внутрішніх справ по використанню комп'ютерів показує перспективність цього напрямку. Найбільший ефект досягається в тих випадках, коли автоматизація до­кументального оформлення управління проводиться комп­лексно, охоплюючи всі його стадії, а також паралельно з автоматизацією інших управлінських органів внутрішніх справ.

З метою підвищення ефективності роботи апарату управління і відповідальності працівників органів внутріш­ніх справ за виконання службових обов'язків, поліпшення документаційного забезпечення процесу управління, керів­ник органу повинен здійснювати постійний контроль за до­кументообігом, за результатами контролю приймати рі­шення, які в разі потреби оформлюються у вигляді відпові­дних розпорядчих документів.