Сторінка
4

Форми бухгалтерського обліку

Після закінчення місяця журнали-ордери і допоміжні відо­мості до них підписуються працівниками бухгалтерії, що скла­дали їх, і головним бухгалтером. Місячні обороти журналів-ордерів переносять у Головну книгу, про що роблять відповідні позначки.

Головна книга призначена для щомісячного узагальнення даних поточного обліку журналів-ордерів, перевірки правиль­ності облікових записів і складання балансу. Для кожного син­тетичного рахунка в Головній книзі відводять окрему сторінку, а для запису місячних оборотів журналів-ордерів — окремий рядок. Кредитові обороти журналів-ордерів у Головну книгу переносять загальним підсумком (оскільки розгорнуто за ко­респондуючими рахунками вони відображаються у журналі-ордері); дебетові обороти записують окремими сумами із різних журналів-ордерів (щоб показати кореспонденцію дебето­вого обороту). Таким чином, журнали-ордери і Головна книга взаємно доповнюють одне одного і дають розгорнуту корес­понденцію по дебету і кредиту кожного синтетичного рахунка.

Наприкінці місяця по кожному синтетичному рахунку Го­ловної книги виводять залишок (сальдо), який записується в окрему графу. За даними Головної книги складають бухгал­терський баланс. Складати оборотну відомість по синтетичних рахунках при цій формі обліку немає потреби.

Після складання балансу журнали-ордери здають до бухгал­терського архіву, де їх переплітають в окремі папки з дотри­манням хронологічної послідовності.

Діалогово-автоматизована (комп'ютерна) форма бухгалтерсь­кого обліку грунтується на комплексному використанні швид­кодіючих ЕОМ, які забезпечують автоматизований процес зби­рання, реєстрації й опрацювання облікової інформації, необхідної для контролю й управління. Порядок опрацювання первинної документації на ЕОМ визначається системою про­грамного забезпечення, яка керує цим процесом. Дані первин­них документів накопичуються у запам'ятовуючому пристрої ЕОМ (магнітні диски, магнітні стрічки). При цьому для кожно­го синтетичного й аналітичного рахунка відводиться окреме місце зберігання інформації. У запам'ятовуючий пристрій ЕОМ вводяться також початкові залишки на рахунках, планові і нор­мативні дані, необхідні для обліку і контролю. Систематизація введеної інформації на рахунках здійснюється автоматично: до­сить ввести змінну інформацію один раз, тобто вказати код інформації і суму, як машина за її номером вибирає із кла­сифікатора код рахунків, що дебетуються і кредитуються.

Первинна інформація вводиться у комп'ютерну систему програмістом або самим бухгалтером, який здійснює візуаль­ний і машинний контроль, веде діалог, виправляє помилки, опрацьовує за допомогою комп'ютера інформацію; за допо­могою друкуючого пристрою отримує відповідні машино­грами (документів, регістрів синтетичного й аналітичного обліку, оборотних і сальдових відомостей, балансу та інших форм звітності).

Таким чином, діалогово-автоматизована форма забезпечує повноту автоматизованої обробки і систематизацію облікової інформації та видачу вихідної інформації як у вигляді друкова­них документів, так і відеограм. Вихідна інформація повинна, оформлятися в порядку, який забезпечує:

- достовірність, тобто безпомилкове формування облікової, контрольної і звітної інформації відповідно до методології бух­галтерського обліку і звітності;

- своєчасність;

- системність, тобто взаємозв'язок інформації хроно­логічного і систематичного обліку, синтетичного й аналітично­го обліку, облікової і звітної інформації;

- обгрунтованість, тобто відповідність даних перевіреним і опрацьованим первинним документам;

- повноту, тобто отримання всієї облікової і звітної інфор­мації, необхідної для обліку і контролю;

- юридичну повноцінність інформації, що формується.

Впровадження в обліковий процес комп'ютерної техніки зу­мовило заміну паперових носіїв інформації технічними з надан­ням їм, відповідно до Положення про документальне забезпе­чення записів у бухгалтерському обліку (затверджене наказом Мінфіну України від 24 травня 1995 р. № 88), юридичної сили.

Документи і машинограми, виготовлені машинним спосо­бом, для надання їм юридичної сили повинні відповідати вимогам стандартів і бути закодовані відповідно до затвердженої систе­ми кодифікації. Підписи осіб, відповідальних за достовірність інформації, виконуються у вигляді пароля або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, що відобразила господарську операцію, і виключити мож­ливість користуватися чужими кодами. Отже, система обліку, яка грунтується на використанні високо­ефективної обчислювальної техніки, є особливою формою бух­галтерського обліку, що відповідає сучасним вимогам уп­равління і забезпечує: суміщення документації і реєстрації облікової інформації; зниження трудомісткості обліку з одно­часним підвищенням достовірності й оперативності інформації; інтеграцію окремих видів господарського обліку — оператив­ного, бухгалтерського і статистичного; своєчасне надання інформації, необхідної для прийняття економічно обгрунтова­них рішень.

Спрощена форма бухгалтерського обліку на малих підприємствах. Організація бухгалтерського обліку господарсь­ких операцій на малих підприємствах грунтується на єдиних методологічних засадах, встановлених Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні".

Малі підприємства можуть самостійно обирати форму бух­галтерського обліку залежно від потреб свого виробництва, його складності та чисельності працівників. Так, для підприємств, які функціонують у матеріальній сфері виробництва, рекомендується використовувати регістри журнально-ор­дерної форми бухгалтерського обліку. Підприємства громадсь­кого харчування і торгівлі використовують регістри спрощеної форми бухгалтерського обліку.

Міністерство фінансів України у Вказівках про склад та по­рядок заповнення облікових регістрів малими підприємствами, затверджених наказом від 31.05.96 № 112, передбачило застосу­вання спрощеної форми бухгалтерського обліку малими підприємствами з простим технологічним процесом виробниц­тва продукції (виконання робіт, послуг), які здійснюють за місяць не більш як. 300 господарських операцій. При організації обліку за спрощеною формою мале підприємство на підставі Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств та орга­нізацій складає робочий план рахунків із скороченою номен­клатурою рахунків, що дає змогу вести облік майна підприємства та його зобов'язань у регістрах бухгалтерського обліку на основних, головних для нього рахунках. Так, матеріали, паливо, запасні частини, малоцінні і швидкозношу­вані предмети обліковуються на одному рахунку — "Виробничі запаси"; операції з обліку витрат, пов'язаних з виробництвом, які за типовим Планом рахунків відображаються на рахунках "Виробництво", "Загальновиробничі витрати", "Брак у вироб­ництві", "Витрати обігу", обліковують на рахунку "Виробниц­тво"; облік готової продукції і товарів ведуть на одному рахун­ку — "Готова продукція"; облік дебіторської і кредиторської заборгованості, включаючи розрахунки з підзвітними особами, з працівниками по інших операціях, векселі видані та векселі одержані, ведеться на рахунку "Розрахунки з різними дебітора­ми і кредиторами" і т. ін.