Сторінка
2

Організація обліку виконання бюджету у фінансових органах

Загальну схему документообороту можна подати так:

На основі первинних документів здійснюються записи в меморіальні ордери і в облікові реєстри.

Записи в облікових реєстрах ведуться в основному з меморіальних ордерів. Вони мають форму документів, які призначаються для скорочення записів в облікові реєстри з первинних документів. Наприклад, протягом дня надійшло кілька первинних документів, якими оформляється надходження доходів. Усі вони відображаються в одному меморіальному ордері. Меморіальний ордер складається за такою формою (табл. 12):

Таблиця 12

МЕМОРІАЛЬНИЙ ОРДЕР № 10 за 10 липня 2002 р.

Разом за меморіальним ордером 857 913,26 ДОВІДКОВО (за всіма МО за день):

За банківською випискою За проведеннями Відхилення Залишок на початок дня: 370 782,19

Надходження: 489539,56 489539,56 0,00

Видатки: 368373,70 368373,70 0,00

Залишок на кінець дня: 491 948,05 491 948,05 0,00

Головний бухгалтер

Обліковий реєстр — це носій інформації, отриманої на підставі первинних документів або з інших реєстрів. Зовнішній вигляд і матеріальна основа облікових реєстрів різноманітні: книги, відомості, картки, табуляграми, машинограми, магнітні стрічки, магнітні диски. Облікові реєстри класифікуються за такими ознаками: 1)за матеріальною основою поділяються на паперові та виконані без використання паперу; 2) за способом заповнення — на заповнення вручну, з використанням машин і автоматично; 3) за характером групування інформації — на систематичні, хронологічні і комбіновані; 4) за способом графлення реєстри бувають контокорентні, багатографні, шахові та ін.; 5) за ступенем узагальнення інформації розрізняють синтетичні, аналітичні і комбіновані реєстри; 6) за способом розміщення записів реєстри поділяються на односторонні і двосторонні.

Бюджетний облік може вестись за різноманітними системами і формами, різними способами, залежно від чого встановлюються форми облікових реєстрів.

Система і форма обліку. Розрізняють дві системи бухгалтерського обліку — просту і подвійну. За простої системи кожна операція оформляється одним записом в обліковому реєстрі, а за подвійної — реєструється на двох рахунках.

Подвійна система є більш сучасною і прогресивною, оскільки створює передумови для внутрішнього контролю через складання балансу. Вона є основною в бюджетному обліку. Проста система ведення обліку допускається в невеликих бюджетних установах, які не охоплені централізованим обліком.

За подвійної системи бухгалтерського обліку застосовують різні його форми.У бюджетному обліку використовуються три форми: журнал-головна, меморіально-ордерна і журнально-ордерна. Відмінність однієї форми від іншої полягає у використанні для ведення обліку тих чи інших облікових реєстрів.

Облік виконання бюджету у фінансових органах ведеться за формою «Журнал-головна». За цієї форми синтетичний облік здійснюється у книзі «Журнал-головна», де відображаються обороти за рахунками синтетичного обліку. Аналітичний облік ведеться у спеціальних книгах, відомостях та на картках. Ця форма є компактною, проте допустима у разі, коли план рахунків невеликий і здійснювані операції порівняно однорідні.

Відомо кілька способів ведення бюджетного обліку: ручний, механізований і автоматизований.

За ручного способу облікові реєстри (книги, відомості, картки) заповнює вручну бухгалтер, який опрацьовує інформацію. Це традиційний спосіб ведення обліку, який характеризується великою трудомісткістю і потребою у залученні значної кількості кваліфікованих спеціалістів.

За механізованого обліку використовувалися спеціальні облікові реєстри, пристосовані для їх складання на бухгалтерських машинах. Такими реєстрами є відомості і картки. Зміст форм цих облікових реєстрів загалом відповідав обліковим реєстрам, що використовувалися за ручного ведення обліку. Бухгалтерські машини давали змогу поєднати операції заповнення облікових реєстрів з виконанням найпростішої арифметичної обробки їх (наприклад, підсумовування у рядках і графах даного документа). Такий спосіб ведення обліку зручний тоді, коли документ повністю заповнюється за одну обробку. Проте в практиці бюджетного обліку такі операції мають незначну питому вагу, і тому цей спосіб обліку великого поширення не набув. Крім того, розвиток комп'ютерної техніки витіснив його.

Автоматизований спосіб ведення обліку передбачає використання комп'ютерів. У сучасних умовах цей спосіб заснований на використанні персональних комп'ютерів. Інформація заноситься в комп'ютер бухгалтером і зберігається на машинних носіях. Основою комп'ютерного обліку є встановлені форми облікових реєстрів, тобто немає потреби, як за механізованого обліку, розробляти спеціальні форми. За комп'ютерного обліку відпадає потреба у заповненні бухгалтерських книг, карток, відомостей. Однак існує проблема зберігання інформації, яка може бути втрачена або пошкоджена з різних причин, у тому числі і через комп'ютерні віруси.

Підсумкові дані з комп'ютера завжди можуть бути роздруко-вані, тобто забезпечується перехід від машинних до звичайних носіїв інформації.