Сторінка
2
Аналітичні аспекти вивчення роботи органів управління поки що не отримали належної оцінки у сфері управління БСІ. Саме тут криються, на мій погляд, невикористані можливості для прийняття біль виважених, більш обґрунтованих управлінських рішень.
У циклі прийняття рішень інформація посідає чільне місце. Не випадково формула «управління-інформація», бо сутність її полягає у передачі інформації. Поінформованість, повне уявлення проблемної ситуації дозволяє визначити межі проблеми, яку вивчаємо, правильно сформулювати мету і рішення.
Інформаційна база управління включає :
- інформацію поточну (отриману внаслідок виконання функцій обліку і контролю за діяльністю бібліотеки, системи бібліотек), а також інформацію, отриману із зовнішнього середовища без спеціальних запитів;
— інформацію спеціальну, для вирішення сформульованого завдання, пов'язану з пошуком вузьких місць, слабких ланок у бібліотеці, виявленням елементів структури. Збирання такої інформації має нерегулярний характер. Для її отримання проводять спеціальні дослідження, спостереження;
- інформацію про ресурси, яка необхідна для визначення можливостей реалізації рішення, що приймається. Інформацію отримують шляхом подання запиту або збирають, якщо вона не існує в інформації першого і другого порядку. Структурування інформаційної бази дозволяє цілеспрямовано і послідовно використовувати наявну інформацію і організувати отримання відсутньої. Це раціоналізує процес прийняття рішень, полегшує управління, створює умови для вироблення вірного напряму.
Змістовний бік інформації про ВСІ може бути описаний в таких аспектах для рівнів БСІ в цілому :
1. інформація про структуру галузі: мережі, типи і види бібліотек, органів управляння, види управлінської діяльності;
2. інформація про бібліотечну діяльність та послуги, про стандарти і нормативно-технічну документацію;
3. інформація про ресурси бібліотек - фонди, устаткування;
4. інформація про кадри, кваліфікації, посади, соціальне забезпечення, фах;
5. інформація про фінанси;
6. інформація про показники діяльності, які характеризують розмаїття стану та розвитку бібліотечно-інформаційної діяльності.
Складовим елементом інформаційної бази є система документації. Документи, як відомо, уявляють собою найбільш старий і традиційний засіб запису даних. Документи залишаються найбільш поширеним засобом не тільки обміну інформації, але й засобом підготовки даних до введення в ЕОМ.
Уся документація у сфері бібліотечної діяльності по області застосування поділяються на : загальносоюзну, галузеву, республіканську, документацію підприємств і об'єднань. В нашій країні розробляються уніфіковані системи документації (УСД), дія яких поширюється і на документи з практики ВСІ (наприклад, система фактів статистичної звітності, планової, фінансової документації). В середньому, наша галузь забезпечена УСД на 25-40%.
На відміну від документальних систем /в області НТІ документи у сфері управління виконують не пасивну роль (носіїв інформації, а приймають активну участь у процесі управління як своєрідні засоби і предмети управлінської праці. У зв'язку з цим уніфіковані системи документації, що відповідають єдиним правилам і вимогам, виступають як засіб документального обміну даними, які мають нормативно-правову силу у сфері управління БСІ.
В документації як системі розрізняють вхідну, внутрішню (зв’язок систем управління з функціональними відділами) і вихідну документацію.
За реалізацією відносин управління документи поділяють на низхідні і висхідні.
За змістом:
- - відомості про зовнішнє середовище;
- - внутрісистемні;
— функціональні (про обслуговування, про фонди);
- - про бібліотечні процеси (технологічна документація);
первинні документи, вторинні документи.
Управління є одним з найважливіших процесів, мета яких - забезпечення функціонування бібліотеки. Управління визначається як процес впливу суб'єкта (керуюча підсистема) на об'єкт (підсистема - підсистема, що керує) з метою досягнення певного результату. Об'єктом управління в бібліотеці виступають : колектив в цілому; групи працівників; окремі працівники чи виконавці; матеріально-технічна база. До суб'єктів відносяться : директор, заступники директора, рада бібліотеки, бібліотечний актив, профспілкова організація. Разом вони складають управління бібліотеки.
Управління діяльністю бібліотеки в режимі функціонування доповнилося управлянням її розвитку. Об'єктом управління розвитком стають інноваційні новації, процеси. Інноваційна діяльність в бібліотеці базується на програмно-цільовій основі.
Управління бібліотекою є системою, яка складається з цілей функцій, структури та методів. До функцій управління традиційно відносяться планування, організація, регулювання, контроль. З нових можна назвати мотиваційну функцію, яка полягає в активізації поведінки членів трудового колективу (персоналу) бібліотеки шляхом стимулювання працівників до творчого, якісного виконання своїх обов'язків.
Основні вимоги до управління бібліотекою в наш час пов'язані з цілеспрямованістю і системністю.
Діяльність сучасних бібліотек настільки складна, а зовнішні умови змінюються так швидко, що старий стиль управління вже не дає задовільних результатів. Це стосується не тільки демократизації управління, але й управлінських стратегій в цілому. Тобто , пріоритет стосується не характеру управління, а культури управління в цілому. Сучасний стиль управління базується на застосуванні можливих засобів і підходів до управління з метою забезпечення життєдіяльності і розвитку бібліотеки.
В стратегічному плані спостерігається переорієнтація управління від структур до процесів. Успішне управління бібліотекою можливе за умови визначення оптимального співвідношення системних параметрів.
В умовах формування багаторівневої структури бібліотеки акцент управління переноситься із збереження незалежності окремих підрозділів бібліотеки, бібліотек у бібліотечній системі; окремого елементу в ВСІ на посилення інтеграції для створення раціонального балансу функціонування.
Завантажити реферат